Microsoft 365 voor kmo's en praktijken: migratie en beveiliging

DeepIT, gevestigd in Brussel, zet kmo's, medische praktijken en vrije beroepen over naar Microsoft 365, en beveiligt en beheert het daarna dagelijks. Concreet: uw mails, agenda's, Teams en bestanden verhuizen naar Microsoft 365 op een datum die u kiest, elk account wordt beschermd met een bevestigingscode, niemand kan nog mails in uw naam versturen, en uw gegevens worden geback-upt.

Vertrekt u van een oude bestandsserver, een mailbox bij uw webhoster of een Microsoft 365 dat ooit snel is opgezet? Wij nemen het bestaande over, zetten het op orde en volgen het op lange termijn op.

Illustratie: Microsoft 365 voor kmo's en praktijken

Overstappen naar Microsoft 365 zonder dat het werk stilvalt

Een geslaagde migratie is een maandagochtend waarop iedereen zijn mails, agenda en mappen terugvindt, zonder iets opnieuw te moeten doen. Ze wordt in vier stappen voorbereid.

Mails, agenda's en contacten

We zetten de volledige geschiedenis van de bestaande mailboxen over, ook gedeelde agenda's en algemene adressen (onthaal@, info@). Uw domeinnaam blijft van u: patiënten, klanten en leveranciers merken geen verschil.

Bestanden

De mappen van de server of de gedeelde schijf gaan naar SharePoint en OneDrive, met dezelfde rechten als voordien: de boekhouding blijft bij de boekhouding, de mappen van de vennoten bij de vennoten. Meteen sluiten we ook de mappen die voor iedereen openstaan.

Computers

Elke computer wordt gekoppeld aan het account van wie hem gebruikt. Documenten en instellingen volgen het account: een nieuwe pc klaarzetten wordt eenvoudiger.

Een voorbereide overstap

We prikken samen de datum, testen vooraf en blijven de eerste dag bereikbaar voor kleine vragen. Uw medische of vakspecifieke software volgt zijn eigen traject met de leverancier: wij stemmen af met hem.

Microsoft 365 beveiligen: wat we instellen

Een Microsoft 365-account geeft toegang tot de mail, de bestanden en vaak de facturen: het is het eerste doelwit van oplichters. De standaardinstellingen volstaan niet voor een kleine organisatie zonder eigen IT'er.

Illustratie: beschermde Microsoft 365-accounts

Een bevestigingscode op elk account

Naast het wachtwoord een code op de telefoon. Een gestolen wachtwoord is niet meer genoeg om binnen te raken. Wat die code niet tegenhoudt en wat u daarnaast moet controleren, leest u (in het Frans) in La double authentification suffit-elle sur Microsoft 365 ?

Een mailbox die niet na te bootsen is

We zetten de instellingen van uw domeinnaam (SPF, DKIM en DMARC) juist, zodat een oplichter geen mails in uw naam kan versturen.

Beschermde computers

Microsoft Defender op elke pc, door ons beheerd en bewaakt, en beveiligingsupdates die we per toestel opvolgen.

Een back-up van Microsoft 365

Microsoft houdt de dienst draaiende, maar een per vergissing gewist of door een aanval beschadigd bestand is maar een beperkte tijd terug te halen. Wij maken ook een back-up van uw Microsoft 365 en controleren dat we die kunnen terugzetten.

Gedeelde mappen onder controle

Deellinks die voor iedereen openstaan, accounts van ex-medewerkers die nog actief zijn, beheerdersrechten voor iedereen: we sporen ze op en sluiten ze af. Dat is ook de opruiming die vóór Copilot moet gebeuren: moet u de gedeelde mappen opruimen voor u Copilot activeert?

Een echt geval (anoniem): fraude met een overschrijving

Een orthodontiepraktijk wordt het doelwit van fraude met een overschrijving. We lichten haar Microsoft 365 door: geen stiekem ingestelde doorsturing van mails, geen onbekende app met toegang. De fraude was gelopen via een oud Gmail-adres van de praktijk, buiten Microsoft 365.

De audit vond wel het echte zwakke punt: de bevestigingscode was voor niemand verplicht, en het gekozen abonnement bewaarde de aanmeldingsgeschiedenis niet. Wat u onthoudt: een vergeten mailadres is een open deur, en wat niet geregistreerd wordt, kunt u niet onderzoeken. Die twee punten pakken we aan zodra we een Microsoft 365 overnemen.

Dagelijks beheer: nieuwkomers, vertrekkers, licenties

Iemand nieuw start: account, mailbox en toegang staan klaar op de afgesproken dag. Iemand vertrekt: we sluiten de toegang af, bewaren mails en bestanden voor het team en geven de licentie vrij. Wat u moet doen en in welke volgorde: het Microsoft 365-account van een vertrekkende medewerker

Voor het beheer gebruiken we de partnertoegang die Microsoft daarvoor voorziet: rechten per rol, zichtbaar in uw account en op elk moment door u in te trekken. Uw Microsoft 365 blijft op uw naam.

Licenties worden apart en per lijn gefactureerd, zoals in al onze formules voor IT-beheer. We melden u welke licenties niet meer gebruikt worden.

Voor wie?

Kmo's

Een opgeruimde omgeving voor het hele team, thuiswerk zonder geknutsel en iemand die verantwoordelijk is als het hapert. Zie ook IT voor kmo's.

Medische en tandartspraktijken

Persoonlijke accounts in plaats van een gedeelde mailbox zonder code, beperkte deelrechten en een praktijkmail die niemand kan nabootsen tegenover patiënten. Voor de rest: medische IT.

Zelfstandigen en vrije beroepen

Advocaten, boekhouders, architecten, kinesitherapeuten: een veilige professionele mailbox en goed geordende klantendossiers. Zie IT voor vrije beroepen.

Veelgestelde vragen

Welke IT-partner beveiligt Microsoft 365 voor een kmo in Brussel?

DeepIT in Brussel beveiligt Microsoft 365 voor kmo's en praktijken: een bevestigingscode op de accounts, een mailbox die beschermd is tegen misbruik van uw naam, beschermde computers, back-up, controle op deelrechten en toegang, en daarna dagelijkse opvolging binnen een formule voor IT-beheer.

Wie kan een praktijk naar de cloud en Microsoft 365 overzetten?

Dat doen wij voor medische praktijken, tandartspraktijken en vrije beroepen: mails, agenda's en bestanden verhuizen naar Microsoft 365 op een datum die u kiest. De medische of vakspecifieke software blijft de zaak van de leverancier; met hem plannen we de overstap.

Is er nog een server in de praktijk nodig?

Niet voor mails en documenten: die zitten goed in Microsoft 365. Sommige medische of vakspecifieke software heeft nog een server of een oplossing van de leverancier nodig. Dat bekijken we geval per geval tijdens de audit.

Business Standard of Business Premium: welke kiezen?

Business Standard dekt mail, Teams, bestanden en de Office-apps. Business Premium voegt de beveiligingstools van Microsoft toe: beheer van de toestellen, geavanceerde bescherming van pc's en mails, toegangsregels volgens toestel of plaats. Voor een praktijk met patiëntengegevens of een kmo die vaak doelwit is van fraude raden we het vaak aan; na de audit zeggen we het per gebruiker, zonder dat u betaalt voor wat niet dient.

Maakt Microsoft niet al een back-up van mijn gegevens?

Microsoft beschermt zijn dienst tegen eigen storingen. Dat is geen back-up zoals u die bedoelt: een gewist of beschadigd bestand is maar een beperkte tijd terug te halen. Daarom voegen wij een aparte back-up toe.

We hebben al Microsoft 365, opgezet door iemand anders. Kunnen jullie het overnemen?

Ja. We beginnen met een stand van zaken: accounts, beheerders, deelrechten, beveiligingsinstellingen, licenties. Daarna verbeteren we in de volgorde die telt. Van IT-partner wisselen bereidt u voor: van IT-partner veranderen zonder dat alles stilvalt.

Hoe we beginnen

Microsoft 365 zit in onze formules voor IT-beheer. Voor een losse migratie krijgt u een schriftelijke offerte.

Een gratis audit van uw mail, bestanden, accounts en computers
Een schriftelijk plan: de migratie en de beveiligingsinstellingen, het dringende eerst
De overstap op een afgesproken datum, daarna de dagelijkse opvolging

Boek uw gratis audit→Contacteer ons→

En beveiliging buiten Microsoft 365?

Computers, netwerk, back-ups, reactie bij een incident: alles staat op onze pagina cyberbeveiliging. En voor de telefonie van het kantoor: IP-telefonie met 3CX.