DeepIT, gevestigd in Brussel, installeert en onderhoudt 3CX-telefooncentrales voor medische praktijken, tandartspraktijken, vrije beroepen en kmo's. Concreet: uw oproepen komen op de juiste toestellen terecht, een duidelijke boodschap verwelkomt de patiënt of klant als niemand vrij is, elke gemiste oproep blijft zichtbaar om terug te bellen, en de telefoon van de praktijk volgt het team op de gsm.
Aan het onthaal ziet u het verschil vanaf de eerste dag: minder oproepen die in het niets rinkelen, geen post-its meer met « mevrouw X terugbellen », en een nummer dat het uwe blijft.
In een praktijk rinkelt de telefoon op het slechtste moment: de secretaresse rekent af met een patiënt, een collega staat bij de stoel, en de oproep valt in het niets. De patiënt haakt in, belt later terug, of belt niet meer. Een goed ingestelde centrale doet geen wonderen, maar zorgt ervoor dat die oproepen niet spoorloos verdwijnen.
Oproepen rinkelen op meerdere toestellen tegelijk of om beurten. Neemt niemand op, dan hoort de beller een wachtboodschap en wordt de oproep doorgestuurd naar een collega, een andere vestiging of de voicemail, volgens regels die we samen met u vastleggen.
Opening, middagpauze, sluiting, vakantie: de centrale wisselt van boodschap op het geplande uur. 's Avonds meldt ze uw openingsuren en, voor een medische praktijk, de wachtdienst. Niemand hoeft eraan te denken om bij het vertrek een doorschakeling aan te zetten.
Elke gemiste oproep wordt genoteerd met nummer en uur, en u belt terug met één klik. Een voicemailbericht komt ook per mail bij de betrokken persoon of het team aan.
Met een app op de gsm of de computer belt u met het nummer van de praktijk, ook buiten de muren. De patiënt ziet het nummer van de praktijk, nooit uw persoonlijke nummer.
Als de telefoon niet meer werkt, is de eerste vraag eenvoudig: wie bellen we? Het antwoord is minder eenvoudig, want IP-telefonie steunt op drie aparte onderdelen, vaak geleverd door drie verschillende bedrijven. Wie ze door elkaar haalt, verliest een ochtend terwijl iedereen naar de ander verwijst. Vóór elke installatie zetten we voor elk onderdeel op papier wie het levert en van wie het is.
Dat is de software die de oproepen ontvangt en beslist waar ze naartoe gaan: welkomstboodschap, wachtrijen, toestellen, openingsuren. Bij onze klanten is dat 3CX, geïnstalleerd in hun eigen gebouw, op de server van de praktijk of het bedrijf. We volgen de 3CX-centrales van onze klanten op, vooral medische en tandartspraktijken.
Wie levert ze: DeepIT installeert, stelt in en volgt op, ook de vervaldatum van de licentie. Wat u vóór het tekenen moet weten: waar ze staat, op wiens naam de licentie staat, en hoe u de configuratie terugkrijgt als u ooit van leverancier verandert.
Dat is het abonnement bij een telecomoperator dat uw nummers draagt en uw centrale met de rest van het net verbindt. Men spreekt van een « SIP-trunk »: de hedendaagse versie van de vroegere telefoonlijnen.
Wie levert ze: een operator. We kunnen er u een voorstellen, of de uwe behouden als die geschikt is. Van wie is ze: het lijncontract staat op uw naam, en uw nummers zijn van u.
De stem gaat over uw internetverbinding. Wie levert ze: uw internetprovider, vaak degene die u al hebt. Wat we controleren: dat de verbinding standhoudt tijdens de piekuren, en dat de modem is ingesteld voor telefonie. Eén verkeerde instelling kan oproepen na enkele minuten afbreken of ervoor zorgen dat u de ander niet hoort.
Bij een storing hebt u maar één nummer te bellen: het onze. We zoeken welke van de drie lagen in de fout gaat en openen, als het om de lijn of de verbinding gaat, samen met u het dossier bij de betrokken operator.
Ja, u houdt uw nummer. Het behoort toe aan uw praktijk of bedrijf, niet aan de operator: in België wordt het overgezet naar de nieuwe lijn. Dat heet nummeroverdracht. Om die vlot te laten verlopen, bereidt u drie dingen voor:
Zeg het oude abonnement niet zelf op vóór de overdracht: een te vroeg opgezegde lijn kan het nummer meenemen. Het is de overdrachtsaanvraag die het oude abonnement voor dat nummer beëindigt.
Een groep van twee tandartspraktijken deelt een 3CX-centrale. De directie wilde weten hoeveel oproepen van patiënten verloren gingen, en op welk uur. De centrale registreerde alles, maar niemand had tijd om de logboeken te openen: gemiste oproepen kwamen pas aan het licht bij een klacht.
Vandaag krijgt de directie elke ochtend om 7 uur het overzicht van de vorige dag: het opnamepercentage per praktijk, de gemiste oproepen, hoeveel patiënten werden teruggebeld en het zwakste uur van de dag. Openingsuren en versterking worden op feiten afgestemd, en niemand moet iets invoeren.
Wat u moet onthouden: een goed geïnstalleerde centrale dient niet alleen om op te nemen, ze toont ook wat er aan het onthaal gebeurt. Lees het volledige geval op de site van DeepFlow, ons zustermerk voor automatisering.
Een gespecialiseerde praktijk meldt ons dat patiënten na bijna twee minuten wachten op de voicemail terechtkomen, en vermoedt een netwerkprobleem. Wat de centrale heeft geregistreerd, vertelt iets anders: de lijn en de centrale hadden alle oproepen goed ontvangen. De wachtrij stuurde na 90 seconden door naar de voicemail, en nog maar één toestel nam op, omdat dat van het onthaal op „afwezig” was blijven staan net toen het aantal oproepen verdubbeld was.
Wat u onthoudt: voor u ander materiaal of een andere operator kiest, kijkt u wat de centrale heeft geregistreerd. Vaak is het antwoord een instelling.
Een boodschap die vanaf het begin van de oproep doorverwijst (een afspraak maken, een dringend geval, een resultaat), oproepen die van de ene vestiging naar de andere gaan wanneer een groep meerdere praktijken heeft, de wachtdienst 's avonds aangekondigd, en een lijst van gemiste oproepen die het onthaal tussen twee patiënten afwerkt. Voor de rest van de IT van de praktijk: medische IT en tandartspraktijken.
Eén nummer voor het hele team, oproepen die medewerkers volgen bij thuiswerk of onderweg, een wachtrij voor de klantendienst, en een nieuwe collega die zonder zware ingreep is uitgerust. Zie ook IT voor kmo's en voor vrije beroepen.
DeepIT in Brussel installeert 3CX-telefooncentrales en volgt ze daarna dagelijks op: instellen van oproepen en openingsuren, overdracht van uw nummers, app op de gsm, en één nummer om te bellen bij een storing. Hetzelfde aanspreekpunt zorgt ook voor uw computers, uw netwerk en Microsoft 365.
Niet noodzakelijk. Veel recente bureautoestellen kunnen worden hergebruikt: dat controleren we tijdens de audit. Anders stellen we toestellen voor om aan te kopen, en vervangt de app het toestel voor wie vooral op afstand werkt.
De centrale ontvangt geen oproepen zolang de verbinding weg is. We voorzien een noodomleiding als de lijn dat toelaat: de oproepen gaan dan naar een gsm of een andere vestiging, in plaats van op een stille lijn te vallen.
Vandaag draaien de centrales die wij opvolgen in het gebouw van onze klanten, op hun eigen materiaal. 3CX bestaat ook in een gehoste versie, waarbij u buiten de toestellen niets moet installeren. Past die beter bij uw situatie, bijvoorbeeld zonder server of met meerdere vestigingen, dan bespreken we dat tijdens de audit.
Een 3CX-licentie telt niet per toestel, maar in gelijktijdige gesprekken: het aantal gesprekken dat tegelijk met de buitenwereld kan lopen. Een praktijk met enkele mensen komt vaak toe met de kleinste licentie. We bepalen de juiste grootte tijdens de audit, op basis van uw echte oproepen, en we volgen de vervaldatum op.
Dat hangt af van het aantal toestellen, de licentie, de lijn en het materiaal. Na de audit krijgt u een schriftelijke offerte, laag per laag.
Een geslaagde installatie wordt voorbereid: het onthaal mag de overstap niet voelen.
Mails, een gedeelde sessie, een scherm dat patiënten kunnen lezen: de onthaal-pc is een ideale toegangspoort voor hackers. 8 eenvoudige maatregelen.
Een mail van de “baas” eist een dringende, geheime overschrijving? De 5 signalen van CEO-fraude, de juiste reflex en wat te doen als het geld weg is.
AI bootst de stem of het gezicht van uw baas na en vraagt een dringende overschrijving. De valse koning Filip, de signalen en hoe u zich wapent.
