Naar de inhoud

Privacybeleid

Deze vertaling wordt ter informatie aangeboden; bij verschil geldt de Franse versie. Versie van 27 oktober 2026. Vervangt de versie van 10 februari 2021.

Deze pagina legt eenvoudig uit welke gegevens wij ontvangen, wat wij ermee doen en hoe u uw rechten uitoefent.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is DeepIT SRL, Rue de la Colonne 1A, 1080 Molenbeek-Saint-Jean (Brussel), België, ondernemingsnummer 0766.716.506.

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: [email protected], of per post op het bovenstaande adres.

DeepIT SRL heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: zij is daartoe niet verplicht (artikel 37 van de AVG), aangezien haar hoofdactiviteit niet bestaat uit de grootschalige verwerking van gevoelige gegevens.

Dit beleid geldt voor de website deepit.be en voor onze contacten met bezoekers, prospecten, klanten en sollicitanten. De websites van DeepIT, DeepSense en DeepFlow zijn die van één en dezelfde vennootschap en volgen dezelfde regels.

Onze twee rollen

Verwerkingsverantwoordelijke: wanneer u onze website bezoekt, ons schrijft, ons belt, een afspraak maakt, klant wordt of solliciteert. Daarover gaat deze pagina.

Verwerker: wanneer wij de IT of de installaties van onze klanten beheren, kunnen wij toegang hebben tot de gegevens die zij verwerken, met inbegrip van patiëntgegevens bij medische en tandartspraktijken. Wij handelen dan uitsluitend op hun instructies, volgens de verwerkersovereenkomst (artikel 28 van de AVG) die ons met hen verbindt. Deze verwerkingen vallen niet onder deze pagina. Om uw rechten op die gegevens uit te oefenen, wendt u zich tot de betrokken praktijk of onderneming; wij helpen haar om u te antwoorden.

Wat wij ontvangen, waarom en op welke grondslag

Voor elke situatie: de gegevens, het doel en de rechtsgrond van artikel 6 van de AVG.

  • U bezoekt de website: de bekeken pagina (haar adres, zonder parameters), de website waarvan u komt (alleen de naam), de parameters van een campagne (utm), het type toestel (computer, mobiel, tablet) en het land, afgeleid door Cloudflare. Geen cookie, geen identificator, geen bewaard IP-adres en geen vingerafdruk van uw browser. Doel: weten welke pagina's nuttig zijn. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f).
  • U vult een formulier in (contact, aanvraag voor een audit of een offerte): de velden van het formulier (naam, onderneming, e-mail, telefoon, bericht…), de pagina van verzending, de bron van uw bezoek (bijvoorbeeld “Google-zoekopdracht” of een campagne), het type browser en een onomkeerbare vingerafdruk van uw IP-adres, die alleen dient om misbruik te blokkeren. Doel: u antwoorden en een offerte voorbereiden. Grondslag: precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6.1.b); gerechtvaardigd belang voor de bron van het bezoek en de strijd tegen misbruik (artikel 6.1.f).
  • U maakt een afspraak in onze agenda: naam, e-mail, telefoon, gekozen tijdslot, onderwerp. Doel: de afspraak organiseren. Grondslag: precontractuele maatregelen (artikel 6.1.b).
  • U belt ons: uw nummer, de datum en de duur van de oproep. Oproepen op onze onthaal- en supportlijnen kunnen worden opgenomen, automatisch uitgeschreven en samengevat, en vervolgens aan uw aanvraag in ons opvolgingssysteem worden gekoppeld, om uw aanvraag te behandelen en het bewijs te bewaren van wat werd afgesproken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (artikel 6.1.b) en ons gerechtvaardigd belang om aanvragen te documenteren (artikel 6.1.f). Het telefonische onthaalbericht meldt dat de oproep kan worden opgenomen en uitgeschreven.
  • U bent klant en vraagt hulp via de Support-pagina: naam, e-mail, onderneming, beschrijving van het probleem, eventuele schermafbeelding, urgentieniveau. Doel: uw aanvraag behandelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b).
  • U bent klant: gegevens van de contactpersonen, contracten, facturen, interventieaanvragen, historiek, inventaris van het materiaal. Doel: de dienst leveren en factureren. Grondslag: overeenkomst (artikel 6.1.b) en boekhoudkundige verplichtingen (artikel 6.1.c).
  • U solliciteert: cv, brief, contactgegevens, beoogde vacature, uitwisselingen. Doel: aanwerving. Grondslag: precontractuele maatregelen (artikel 6.1.b); uw toestemming als wij uw sollicitatie bewaren voor een toekomstige vacature (artikel 6.1.a).
  • U bent klant en wij schrijven u om diensten voor te stellen die vergelijkbaar zijn met die welke u hebt besteld: naam, functie, e-mail, onderneming. Wij sturen alleen commerciële elektronische post naar onze klanten en voor vergelijkbare diensten (uitzondering van artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht); elk bericht bevat een gratis afmeldlink. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f). Wij sturen geen elektronische reclame naar personen die geen klant zijn zonder hun voorafgaande toestemming.

Wat er met uw aanvraag gebeurt

Uw aanvraag wordt geregistreerd in de DeepIT Hub, ons interne systeem. Er gaat een melding naar onze mailbox [email protected] en er wordt een aanvraag geopend in ons opvolgingssysteem (Autotask), zodat een teamlid u antwoordt. Als uw onderneming al bekend is, wordt de aanvraag aan haar fiche gekoppeld; anders kan een prospectfiche worden aangemaakt om het contact op te volgen en een voorstel voor te bereiden.

Een sollicitatie blijft in de Hub; alleen een interne melding gaat naar het team.

Een bevestigde afspraak wordt ingeschreven in onze agenda en in Autotask, en u ontvangt een bevestigingsmail.

Support-pagina: wij controleren of het ingevoerde adres dat van een bekende contactpersoon is. Is dat zo, dan wordt een bevestigingslink, 30 minuten geldig, naar dat adres gestuurd; het ticket wordt pas geopend na uw klik. De mail herneemt niets van wat u hebt geschreven.

Bescherming tegen robots (Cloudflare Turnstile)

Om robots die ongewenste berichten versturen te blokkeren, gebruiken onze formulieren Turnstile, een dienst van Cloudflare. Het script van Cloudflare wordt pas geladen op het moment dat u een formulier begint in te vullen. Uw browser stuurt dan technische signalen naar Cloudflare (IP-adres, TLS-vingerafdruk, type browser, sleutel van de website); bij verzending stuurt onze server het ontvangen token en uw IP-adres naar Cloudflare om het te verifiëren.

Cloudflare handelt voor onze rekening om robots te detecteren. Zij verwerkt deze signalen ook voor eigen rekening, om haar detectie te verbeteren (zie https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/). Zij verklaart u niet op basis daarvan te kunnen identificeren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website te beschermen (artikel 6.1.f). Turnstile plaatst geen enkele cookie op onze website; zie het cookiebeleid.

Geen gezondheidsgegevens, geen verkoop, geen geautomatiseerde besluitvorming

Stuur geen gezondheidsgegevens via onze formulieren. Betreft een probleem patiëntgegevens, beschrijf het dan zonder ze bij te voegen.

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij nemen geen enkel geautomatiseerd besluit dat rechtsgevolgen voor u heeft (artikel 22 van de AVG).

Wie uw gegevens ontvangt

Alleen de medewerkers van DeepIT die ze nodig hebben, hebben er toegang toe. Wij doen ook een beroep op leveranciers (verwerkers), gebonden door een overeenkomst conform artikel 28 van de AVG, elk voor zijn taak. De belangrijkste:

  • DeepIT Hub (formulieren, afspraken, aanvragen, statistieken van de website): systeem van DeepIT, met zijn database gehost in Frankrijk bij Scaleway SAS (Parijs).
  • Hosting van de website en de systemen: Scaleway SAS (Frankrijk).
  • E-mail, agenda, bestanden en videoconferentie: Microsoft 365 (Microsoft Corporation).
  • Opvolging van aanvragen, klanten en contracten: Autotask (Kaseya).
  • Netwerk van de website, bescherming en anti-robot: Cloudflare.
  • Telefonie: 3CX en onze telefonieoperatoren.
  • Artificiële intelligentie: Anthropic (Claude); naargelang de projecten, OpenAI en ElevenLabs (transcriptie en stem).
  • Voor onze klanten, naargelang de diensten: supervisie van de werkposten (Datto RMM, Kaseya), back-up (Redstor, Comet), technische documentatie (Hudu), wachtwoordkluis (Keeper), opvolging van de back-ups (CheckCentral).
  • Boekhouding en betaling: Horus (boekhouding), Twikey (SEPA-domiciliëringen), onze bank en onze boekhouder.
  • Bestelling van materiaal en licenties: onze distributeurs, voor de levering en de activering.

Doorgiften van gegevens buiten de Europese Unie

De Hub, de database en de website worden gehost in Frankrijk (Scaleway, Parijs). Sommige van onze leveranciers zijn Amerikaans of kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Voor elk van hen vindt u hieronder het land, de waarborg die de doorgifte omkadert en de status ervan op 26/10/2026 (officiële lijsten die dag geraadpleegd). U kunt een kopie van de waarborgen (modelcontractbepalingen) verkrijgen door te schrijven naar [email protected]. De officiële lijsten zijn openbaar: kader EU-Verenigde Staten op https://www.dataprivacyframework.gov/list, modelbepalingen op eur-lex.europa.eu (uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Wij geven geen gezondheidsgegevens van patiënten door aan deze leveranciers.

  • Microsoft Corporation (Verenigde Staten): gegevens van e-mail en bestanden opgeslagen in de Europese Unie (Microsoft “EU Data Boundary”), toegang of verwerkingen mogelijk vanuit de Verenigde Staten. Waarborg: adequaatheidsbesluit van de Commissie van 10/07/2023 (kader EU-Verenigde Staten, Microsoft Corporation gecertificeerd, status “actief” op dataprivacyframework.gov); bij gebreke daarvan, modelcontractbepalingen van het gegevensbeschermingsaddendum van Microsoft.
  • Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): netwerk, bescherming en anti-robot Turnstile; het verkeer loopt via servers over de hele wereld. Waarborg: kader EU-Verenigde Staten (Cloudflare gecertificeerd; de lijst vermeldt “hercertificering in behandeling”) en, als terugvaloptie, modelcontractbepalingen van uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 opgenomen in haar addendum (artikelen 6.2 en 6.4).
  • Kaseya (Autotask en Datto RMM, Verenigde Staten): opvolging van aanvragen en supervisie van de werkposten. Waarborg: kader EU-Verenigde Staten (Kaseya US en Datto gecertificeerd, status “actief”). De gegevens van Autotask worden gehost in de Europese zone “EU1”.
  • Anthropic (Verenigde Staten): ondersteuning door AI (sorteren van aanvragen, opstellen van teksten). Anthropic is niet gecertificeerd onder het kader EU-Verenigde Staten. Waarborg: modelcontractbepalingen van uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 (modules 2 en 3) opgenomen in haar verwerkingsaddendum. Geen Europese hosting beschikbaar via haar rechtstreekse aanbod.
  • OpenAI Ireland Limited (Ierland): transcriptie en teamgeheugen. De overeenkomst is gesloten met deze Ierse vennootschap, die de gegevens doorgeeft aan de vennootschappen van de OpenAI-groep in de Verenigde Staten op basis van modelcontractbepalingen van besluit (EU) 2021/914 (modules 2 en 3) opgenomen in haar verwerkingsaddendum (§4.1 en §8.1, gelezen op 26/10/2026). OpenAI is niet gecertificeerd onder het kader EU-Verenigde Staten.
  • ElevenLabs (Verenigde Staten): transcriptie en stem van onze spraakassistenten. Waarborg: kader EU-Verenigde Staten (ElevenLabs gecertificeerd, status “actief”) en modelcontractbepalingen 2021/914 opgenomen in haar addendum (artikel 11).
  • Keeper Security (Verenigde Staten): wachtwoordkluis van DeepIT. Waarborg: kader EU-Verenigde Staten (gecertificeerd, status “actief”).

Bezoekersmeting zonder cookie

Om te weten welke pagina's gelezen worden en waar de bezoekers vandaan komen, telt onze server elke bekeken pagina op basis van het verzoek dat uw browser hem hoe dan ook stuurt. Er wordt niets in uw browser geschreven of gelezen.

  • Geen cookie, geen opslag in de browser, geen identificator: wij kunnen u niet herkennen van het ene bezoek op het andere.
  • Uw IP-adres dient alleen, gedurende één minuut en in het geheugen, om misbruik te beperken; het wordt niet doorgegeven en niet bewaard.
  • Robots (zoekmachines, AI-assistenten) worden apart geteld.
  • Als uw browser het signaal Global Privacy Control of Do Not Track verstuurt, wordt uw bezoek niet geteld.
  • De details worden na 13 maanden verwijderd; alleen anonieme totalen worden bewaard.
  • Wij gebruiken geen Google Analytics, geen advertentiepixel en geen tool die de ondernemingen identificeert die de website bezoeken.

Artificiële intelligentie

Wij gebruiken AI-tools om aanvragen te sorteren, oproepen uit te schrijven en antwoorden en interventies voor te bereiden.

  • Een medewerker van DeepIT leest na wat u in onze naam wordt gestuurd.
  • Wij beperken de persoonsgegevens die naar deze tools worden gestuurd tot het strikt noodzakelijke en wij sturen er geen gezondheidsgegevens van patiënten naartoe.
  • Wij gebruiken professionele aanbiedingen (toegang via API onder contract), geen diensten voor het grote publiek.
  • Een automatische assistent (geschreven of gesproken) zegt u vanaf het begin van het gesprek dat hij er een is.

Hoelang wij uw gegevens bewaren

  • Details van de bekeken pagina's (zonder IP of identificator): 13 maanden, daarna anonieme totalen.
  • Aanvragen voor contact, offertes en afspraken zonder vervolg: 3 jaar na het laatste contact.
  • Prospecten: 3 jaar na uw laatste contact.
  • Oproepen: de opname en de transcriptie ervan worden 12 maanden bewaard.
  • Klanten (contracten, aanvragen, historiek): duur van de overeenkomst, daarna de toepasselijke verjaringstermijn (tot 10 jaar).
  • Facturen en boekhoudstukken: 7 jaar voor de boeken en verantwoordingsstukken (Wetboek van economisch recht, artikelen III.86 en III.88) en tot 10 jaar voor de fiscale documenten (artikel 315 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992).
  • Niet weerhouden sollicitaties: 2 jaar na het laatste contact, tenzij u zich daartegen verzet.
  • Aan het einde van de termijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, evenals hun rectificatie, hun wissing, de beperking van de verwerking en hun overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust en, zonder u te moeten verantwoorden, tegen prospectie. Wanneer de verwerking op uw toestemming berust, kunt u die op elk moment intrekken.

Schrijf naar [email protected]. Wij antwoorden binnen een maand, te verlengen met twee maanden voor een complexe aanvraag, waarbij wij u zeggen waarom. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Het is gratis, behalve bij een kennelijk buitensporige aanvraag.

Beveiliging

Wij passen op onze eigen systemen toe wat wij voor onze klanten doen: versleutelde uitwisselingen, tweestapsverificatie, toegang beperkt tot de personen die ze nodig hebben, bescherming van de werkposten, opgevolgde en geteste back-ups, wachtwoorden bewaard in een speciale kluis.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt, verwittigen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur en informeren wij u als het risico hoog is (artikelen 33 en 34 van de AVG).

Klacht

U kunt ons eerst schrijven. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de toezichthoudende autoriteit van DeepIT SRL: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, [email protected], www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (online klacht via het portaal van de GBA). Woont u in een ander land van de Europese Unie, dan kunt u zich wenden tot de autoriteit van uw land (artikel 77 van de AVG).

Wijzigingen

Wij werken dit beleid bij wanneer onze verwerkingen veranderen. De versiedatum staat bovenaan de pagina. Een belangrijke wijziging kondigen wij aan op de website en, voor onze klanten, per e-mail.

Zie ook:

Cookiebeleid→Juridische vermeldingen→