DeepIT, à Bruxelles, installe et suit des standards téléphoniques 3CX pour les cabinets médicaux, les cabinets dentaires, les professions libérales et les PME. Concrètement : vos appels arrivent sur les bons postes, un message clair accueille le patient ou le client quand personne n'est libre, chaque appel manqué reste visible pour être rappelé, et le téléphone du cabinet suit l'équipe sur son portable.
Pour l'accueil, la différence se voit dès le premier jour : moins d'appels qui sonnent dans le vide, plus de post-it « rappeler Mme00a0X », et un numéro qui reste le vôtre.
Dans un cabinet, le téléphone sonne au pire moment : la secrétaire encaisse un patient, une collègue est au fauteuil, et l'appel tombe dans le vide. Le patient raccroche, rappelle plus tard, ou ne rappelle pas. Un standard bien réglé ne fait pas de miracle, mais il évite que ces appels disparaissent sans laisser de trace.
Les appels sonnent sur plusieurs postes à la fois ou à tour de rôle. Si personne ne décroche, l'appelant entend un message d'attente, puis il est orienté vers un collègue, un autre site ou la messagerie, selon des règles que nous fixons avec vous.
Ouverture, pause de midi, fermeture, vacances : le standard change de message à l'heure prévue. Le soir, il annonce vos heures d'ouverture et, pour un cabinet médical, le service de garde. Personne ne doit penser à activer un renvoi en partant.
Chaque appel manqué est noté avec son numéro et son heure, et se rappelle d'un clic. Un message vocal arrive aussi par mail, à la personne ou à l'équipe concernée.
Une application sur le portable ou l'ordinateur permet de passer et de recevoir les appels du cabinet hors des murs. Le patient voit s'afficher le numéro du cabinet, jamais votre numéro personnel.
Quand le téléphone ne marche plus, la première question est simple : qui appeler ? La réponse l'est moins, parce qu'une téléphonie IP repose sur trois éléments distincts, souvent fournis par trois sociétés différentes. Les confondre, c'est perdre une matinée pendant que chacun renvoie vers l'autre. Avant toute installation, nous vous disons par écrit, pour chacun, qui le fournit et à qui il appartient.
C'est le logiciel qui reçoit les appels et décide où ils vont : messages d'accueil, files d'attente, postes, horaires. Chez nos clients, c'est 3CX, installé dans leurs locaux, sur le serveur du cabinet ou de l'entreprise. Nous suivons les standards 3CX de nos clients, surtout des cabinets médicaux et dentaires.
Qui le fournit : DeepIT l'installe, le règle et le suit, y compris l'échéance de sa licence. Ce qu'il faut savoir avant de signer : où il est installé, au nom de qui est la licence, et comment vous récupérez sa configuration si vous changez un jour de prestataire.
C'est l'abonnement chez un opérateur télécom qui porte vos numéros et relie votre standard au reste du réseau. On parle de « trunk SIP » : c'est l'équivalent actuel des anciennes lignes de téléphone.
Qui la fournit : un opérateur. Nous pouvons vous en proposer un, ou garder le vôtre s'il convient. À qui elle appartient : le contrat de ligne est à votre nom, et vos numéros sont à vous.
La voix passe par votre connexion internet. Qui le fournit : votre fournisseur internet, souvent celui que vous avez déjà. Ce que nous vérifions : que la connexion tient aux heures de pointe, et que la box est réglée pour le téléphone. Un seul réglage mal fait peut couper les appels au bout de quelques minutes ou empêcher d'entendre son correspondant.
En cas de panne, vous n'avez qu'un numéro à appeler : le nôtre. Nous cherchons laquelle des trois couches est en cause et, si c'est la ligne ou la connexion, nous ouvrons le dossier avec vous chez l'opérateur concerné.
Oui, vous gardez votre numéro. Il appartient à votre cabinet ou à votre entreprise, pas à l'opérateur : en Belgique, on le transfère vers la nouvelle ligne. C'est ce qu'on appelle le portage du numéro. Pour qu'il se passe bien, trois choses à préparer :
Ne résiliez pas vous-même l'ancien abonnement avant le transfert : une ligne résiliée trop tôt peut emporter le numéro avec elle. C'est la demande de transfert qui met fin à l'ancien abonnement pour ce numéro.
Un groupe de deux cabinets dentaires partage un standard 3CX. La direction voulait savoir combien d'appels de patients se perdaient, et à quelle heure. Le standard enregistrait tout, mais personne n'avait le temps d'ouvrir les journaux : les appels manqués ne se voyaient qu'en cas de plainte.
Aujourd'hui, la direction reçoit chaque matin à 7 h le bilan de la veille : le taux de décroché de chaque cabinet, les appels manqués, combien de patients ont été rappelés et l'heure la plus faible de la journée. Les horaires et les renforts se règlent sur des faits, et personne ne saisit rien.
Ce qu'il faut retenir : un standard bien installé ne sert pas qu'à décrocher, il dit aussi ce qui se passe à l'accueil. Lire le cas complet sur le site de DeepFlow, notre marque sœur consacrée à l'automatisation.
Un cabinet spécialisé nous signale que des patients tombent sur la messagerie après presque deux minutes d'attente, et soupçonne le réseau. La lecture du standard montre autre chose : la ligne et le standard avaient bien reçu tous les appels. La file d'attente renvoyait vers la messagerie au bout de 90 secondes, et un seul poste décrochait encore, parce que celui de l'accueil était resté en statut « absent » au moment où le nombre d'appels avait doublé.
Ce qu'il faut retenir : avant de changer de matériel ou d'opérateur, on lit ce que le standard a enregistré. La réponse est souvent un réglage.
Un message qui oriente dès le début de l'appel (prendre rendez-vous, une urgence, un résultat), des appels qui passent d'un site à l'autre quand un groupe a plusieurs cabinets, le service de garde annoncé le soir, et une liste d'appels manqués que l'accueil reprend entre deux patients. Pour le reste de l'informatique du cabinet : informatique médicale et cabinets dentaires.
Un numéro unique pour toute l'équipe, des appels qui suivent les collaborateurs en télétravail ou en déplacement, une file d'attente pour le service client, et un nouvel arrivant équipé sans intervention lourde. Voir aussi l'informatique des PME et des professions libérales.
DeepIT, à Bruxelles, installe des standards téléphoniques 3CX et les suit ensuite au quotidien : réglage des appels et des horaires, transfert de vos numéros, application sur le portable, et un seul numéro à appeler en cas de panne. Le même interlocuteur s'occupe aussi de vos ordinateurs, de votre réseau et de Microsoft 365.
Pas forcément. Beaucoup de téléphones de bureau récents peuvent être repris : nous le vérifions pendant l'audit. Sinon, nous proposons des postes à l'achat, et l'application remplace le poste pour ceux qui travaillent surtout à distance.
Le standard ne reçoit plus d'appels tant que la connexion est coupée. Nous prévoyons un renvoi de secours quand la ligne le permet : les appels partent alors vers un portable ou un autre site, plutôt que de tomber sur une ligne muette.
Aujourd'hui, les standards que nous suivons tournent dans les locaux de nos clients, sur leur propre matériel. 3CX existe aussi en version hébergée, sans rien à installer chez vous en dehors des téléphones : si elle convient mieux à votre cas, par exemple sans serveur ou sur plusieurs sites, nous en parlons pendant l'audit.
Une licence 3CX ne se compte pas par poste, mais en appels simultanés : le nombre de conversations qui peuvent avoir lieu en même temps avec l'extérieur. Un cabinet de quelques personnes tient souvent avec la plus petite licence. Nous la dimensionnons pendant l'audit, d'après vos appels réels, et nous suivons son échéance.
Cela dépend du nombre de postes, de la licence, de la ligne et du matériel. Après l'audit, nous vous remettons un devis écrit, couche par couche.
Une installation réussie se prépare : l'accueil ne doit pas sentir la bascule.
Mails, session partagée, écran visible des patients : le PC de l'accueil est une porte d'entrée idéale pour les pirates. 8 gestes simples pour le protéger.
Un mail du « patron » exige un virement urgent et secret ? Les 5 signaux de la fraude au CEO, le bon réflexe et que faire si l'argent est parti.
Une IA imite la voix ou le visage de votre patron et réclame un virement urgent. Le cas du faux roi Philippe, les signaux et la parade à mettre en place.
