Is de onthaal-pc de zwakke schakel van uw zorgpraktijk?
Vaak wel. De onthaal-pc opent mails en bijlagen van buitenaf, staat de hele dag aan in het zicht van patiënten en geeft toegang tot het patiëntendossier. Een gestolen wachtwoord of kwaadaardige software komt daar het makkelijkst binnen. Een paar eenvoudige maatregelen maken een groot verschil: een eigen account per persoon zonder beheerdersrechten, een scherm dat vanzelf vergrendelt, automatische updates en een duidelijke afspraak voor wanneer een bericht of pagina vreemd lijkt.
Waarom het onthaal de meest blootgestelde toegangspoort is
De onthaal-pc doet alles tegelijk. Hij beheert de agenda, leest de identiteitskaart van patiënten, opent de mails van labo's, ziekenfondsen en leveranciers, print, scant en dient vaak om op internet een telefoonnummer op te zoeken. Hij staat de hele dag aan, soms met één sessie voor het hele team, op een balie waar patiënten vlak voor staan.
Voor een hacker is dat de ideale werkpost: veel berichten van buitenaf, verschillende mensen die elkaar aflossen, weinig tijd om na te denken tussen twee patiënten door, en rechtstreekse toegang tot de software van het patiëntendossier. Eén klik op de verkeerde plaats kan de deur openzetten voor de hele praktijk.
| Wat de onthaal-pc doet | Het risico | De eenvoudige maatregel |
|---|---|---|
| Opent mails en bijlagen van buitenaf | Vals bericht, besmette link, gestolen wachtwoord | Tweestapsverificatie op de mailbox en de regel ‘bij twijfel: eerst vragen’ |
| Eén sessie voor het hele team | Wachtwoord dat iedereen kent, onmogelijk te weten wie wat gedaan heeft | Een eigen account per persoon |
| Blijft open als het onthaal even weg is | Een patiënt ziet de agenda of het dossier van een ander | Automatische vergrendeling en de reflex Windows + L |
| Scherm en USB-poorten binnen bereik van het publiek | Meelezen over de schouder, stiekem ingestoken USB-stick | Scherm weggedraaid, computerkast buiten bereik |
| Account met beheerdersrechten | Kwaadaardige software installeert zich zonder enige hindernis | Een gewone account voor het dagelijkse werk |
| Oude Windows of achterstallige updates | Bekende lekken, binnen enkele dagen misbruikt | Automatische updates, een systeem dat Microsoft nog ondersteunt |
Wat de cijfers in België zeggen
Het Centrum voor Cybersecurity België (CCB) publiceerde in maart 2026 zijn balans van 2025. Drie cijfers gaan rechtstreeks over het onthaal van een praktijk:
- 144 gehackte accounts: het type incident dat in 2025 het vaakst bij het CCB werd gemeld, vooral door gestolen inloggegevens.
- Bijna 10 miljoen verdachte berichten doorgestuurd naar Safeonweb in 2025, volgens de kerncijfers van het CCB. Phishing (het valse bericht dat u doet klikken of een wachtwoord laat geven) blijft een van de meest gebruikte toegangspoorten.
- Vijf dagen: zo lang duurt het gemiddeld tussen de bekendmaking van een lek in software en het misbruik ervan door hackers. Bijna een derde van de lekken werd binnen 24 uur misbruikt.
Het CCB beschrijft ook een list die sterk in opmars is: de gebruiker zelf een kwaadaardige opdracht laten uitvoeren. De hacker hoeft de deur niet meer te forceren, de persoon achter het scherm zet ze te goeder trouw zelf open. Dezelfde balans telt 105 aanvallen met ransomware (software die de bestanden blokkeert en losgeld eist) in 2025.
Hoe één klik aan het onthaal een probleem wordt voor de hele praktijk
Voorbeeld, verzonnen ter illustratie. Een dinsdagochtend, aan het onthaal van een fictieve groepspraktijk. Wat er gebeurde:
- De secretaresse zoekt op internet het nummer van een labo.
- De website toont een vals vakje ‘Bevestig dat u geen robot bent’ en vraagt daarna om drie toetscombinaties in te drukken ‘om de verificatie af te ronden’. Op het scherm gebeurt niets.
- In werkelijkheid had de pagina stiekem een opdracht gekopieerd, en met die toetsen werd ze uitgevoerd. Microsoft beschrijft deze techniek, ClickFix genoemd: het geïnstalleerde programma is vaak software die wachtwoorden steelt.
- De inloggegevens van de mailbox van de praktijk, opgeslagen in de browser, gaan mee.
Twee dingen hadden het verhaal veranderd: een regel die het hele team kent (geen echte website vraagt om toetsen in te typen om te bewijzen dat u een mens bent) en tweestapsverificatie op de mailbox, die het gebruik van een gestolen wachtwoord bemoeilijkt.
De acht maatregelen die het onthaal beschermen
1. Een eigen account per persoon, zonder beheerdersrechten
Iedereen aan het onthaal heeft een eigen gebruikersnaam en een eigen wachtwoord, op de pc en in de software van het patiëntendossier. Zo weet u wie wat heeft ingekeken, en bij een vertrek volstaat het om één account af te sluiten.
De beheerdersrechten (waarmee u software installeert en instellingen wijzigt) blijven voorbehouden aan wie de IT beheert. Het niveau Small van het CyberFundamentals-raamwerk, het referentiekader van het CCB voor kleine organisaties, zegt het duidelijk: niemand mag die rechten gebruiken voor dagelijkse taken.
2. Een scherm dat vanzelf vergrendelt
De pc vergrendelt automatisch na enkele minuten zonder activiteit. En het team leert zich aan om hem zelf te vergrendelen bij het opstaan: Windows-toets + L. Eén seconde volstaat, en een patiënt leest de agenda of het dossier van een ander niet meer.
3. Een balie ingericht op discretie
Het CyberFundamentals-raamwerk vraagt om computers fysiek te beschermen tegen diefstal en verkeerd gebruik. Aan het onthaal betekent dat:
- Een scherm dat zo staat dat het niet leesbaar is vanaf de balie of de wachtrij, of een privacyfilter.
- Een computerkast en USB-poorten buiten bereik van patiënten en begeleiders.
4. Automatische updates, op een Windows die nog ondersteund wordt
Het CCB raadt aan om beveiligingsupdates te installeren zodra ze beschikbaar zijn, en dat automatisch te laten gebeuren. Met lekken die gemiddeld binnen vijf dagen misbruikt worden, is wachten op ‘een rustig moment’ geen goed idee meer.
Kijk ook de Windows-versie na. De ondersteuning van Windows 10 is op 14 oktober 2025 gestopt. Zonder het betalende abonnement op uitgebreide beveiligingsupdates (ESU), dat een organisatie per jaar en voor maximaal drie jaar koopt, krijgt de pc geen enkele update meer. De onthaal-pc, vaak de oudste van de praktijk, controleert u als eerste.
5. Een up-to-date antivirus en geen onbekende USB-sticks
- Een up-to-date antivirus op elk toestel, ook op de onthaal-pc.
- Geen onbekende USB-stick, zoals het CyberFundamentals-raamwerk vraagt: niet die van een patiënt en ook niet die in de wachtzaal werd gevonden.
- Documenten die patiënten op een stick meebrengen: spreek met uw IT-dienstverlener af om ze na een scan op een aparte computer te lezen.
6. Tweestapsverificatie op de mailbox
Tweestapsverificatie vraagt naast het wachtwoord een bevestiging op de telefoon. Het CCB raadt ze aan waar het kan, en altijd voor toegang op afstand. Begin aan het onthaal met de mailbox: gehackte accounts zijn het vaakst gemelde incident in België.
7. Een pc voor de praktijk, en voor niets anders
Niet op de onthaal-pc:
- de persoonlijke mailbox;
- sociale media;
- software die gedownload werd ‘om even uit de nood te helpen’.
Elk extra gebruik is een extra deur. Het CyberFundamentals-raamwerk raadt aan om enkel de software te installeren die de organisatie nodig heeft.
8. Regels aan de muur en een papieren fiche
Het CCB raadt aan om offline, bijvoorbeeld op papier, bij te houden wie u contacteert bij een incident en welke informatie die persoon nodig heeft. Hang die fiche bij de pc, met drie eenvoudige regels:
- Een onverwacht bericht dat aandringt (factuur, pakje, ‘verlopen’ wachtwoord): niet klikken, eerst vragen.
- Een pagina die vraagt om toetsen in te typen of iets te plakken: de pagina sluiten.
- Achteraf twijfel: meteen verwittigen. Snel alarm slaan is beter dan uit schaamte zwijgen.
De check-up van het onthaal in tien minuten
Loop de lijst door met de persoon aan het onthaal. Is één antwoord anders dan verwacht, dan komt dat punt bovenaan de lijst van deze week.
| Vraag | Verwacht antwoord |
|---|---|
| Heeft iedereen aan het onthaal een eigen account? | Ja |
| Heeft de account voor het dagelijkse werk beheerdersrechten? | Nee |
| Vergrendelt het scherm vanzelf na enkele minuten? | Ja |
| Kan een patiënt aan de balie het scherm lezen? | Nee |
| Zijn de USB-poorten bereikbaar vanuit de wachtzaal? | Nee |
| Krijgt Windows nog beveiligingsupdates? | Ja |
| Worden de updates automatisch geïnstalleerd? | Ja |
| Vraagt de mailbox om tweestapsverificatie? | Ja |
| Hangt het nummer dat u belt bij een probleem zichtbaar uit? | Ja |
Als iemand heeft geklikt
Geen paniek, maar ook niet wachten. In deze volgorde:
- De pc isoleren: de netwerkkabel uittrekken of de wifi uitschakelen. Niet uitzetten: uw IT-dienstverlener heeft hem nodig om te begrijpen wat er gebeurd is.
- Meteen verwittigen: de persoon of dienstverlener die uw IT beheert.
- De wachtwoorden wijzigen van de betrokken account vanaf een ander, veilig toestel, te beginnen met de mailbox.
- Melden: een verdacht bericht stuurt u door naar [email protected], en een incident kunt u melden bij het CCB.
- Denken aan de patiëntgegevens: als die ingezien of gekopieerd konden worden, moet de praktijk in principe de Gegevensbeschermingsautoriteit verwittigen binnen 72 uur nadat ze ervan op de hoogte is, via haar portaal.
Veelgestelde vragen
Is een nieuwe pc nodig voor het onthaal?
Niet noodzakelijk. U hebt een pc nodig die nog beveiligingsupdates krijgt. De ondersteuning van Windows 10 is op 14 oktober 2025 gestopt: een pc die nog op Windows 10 draait, zonder abonnement op de uitgebreide updates, moet naar Windows 11 als hij compatibel is, of vervangen worden.
Eén sessie voor het hele onthaalteam, is dat echt een probleem?
Ja. Het wachtwoord raakt uiteindelijk bij iedereen bekend, het verandert nooit, en niemand kan zeggen wie een dossier heeft ingekeken of gewijzigd. Met een eigen account per persoon volstaat het bij een vertrek om één account af te sluiten, en is een incident veel makkelijker te reconstrueren.
Na hoeveel tijd moet het scherm vergrendelen?
Er is geen verplichte duur. Aan het onthaal, waar voortdurend patiënten voorbij het scherm lopen, volstaan enkele minuten. Het doeltreffendst blijft de reflex Windows + L zodra u opstaat.
Wat doet u met een verdachte mail die aan het onthaal binnenkomt?
Niet klikken, de bijlage niet openen, niet antwoorden. Stuur hem door naar [email protected] en verwijder hem daarna. Heeft iemand al geklikt of een wachtwoord ingetypt, verwittig dan meteen de persoon die de IT beheert.
Moet een incident op de onthaal-pc gemeld worden?
Als patiëntgegevens ingezien, gekopieerd of verloren konden worden, moet de praktijk in principe de Gegevensbeschermingsautoriteit verwittigen binnen 72 uur nadat ze ervan op de hoogte is, tenzij het lek geen risico inhoudt voor de betrokkenen. Gezondheidsgegevens zijn gevoelig: laat u bij twijfel helpen om dat te beoordelen.