Huisartsenpraktijk digitaliseren in België: waar begint u?
Voor een huisartsenpraktijk of een medisch centrum begint het bij de IT, nog vóór het medisch softwarepakket. Breng eerst de computers, het netwerk en de internetverbinding in kaart, regel de officiële toegangen (elektronische identiteitskaart, eHealth-certificaat van elke zorgverlener) en zorg voor een back-up van de patiëntgegevens die u al eens hebt teruggezet. De keuze van het medisch pakket en de opleiding van het team komen daarna: op een gezonde basis steunen ze op een gezonde basis.
De zes stappen, in de juiste volgorde
De meeste gidsen beginnen bij de keuze van het medisch softwarepakket. In de praktijk is dat vaak het laatste puzzelstuk: het pakket draait op uw computers, gaat over uw netwerk, praat met eHealth via het certificaat van de zorgverlener en bewaart gegevens die tientallen jaren bewaard moeten blijven. Ontbreekt een van die basissen, dan ‘werkt het pakket niet’, terwijl het probleem ergens anders zit.
| Stap | Wat u doet | Waarom eerst |
|---|---|---|
| 1. Stand van zaken | Computers, netwerk en internetverbinding oplijsten | Het medisch pakket heeft minimale vereisten |
| 2. Officiële toegangen | eID-kaartlezers, eHealth-certificaat van elke zorgverlener | Zonder die toegangen geen elektronisch voorschrift |
| 3. Patiëntgegevens | Automatische back-up, een kopie buiten de praktijk, een hersteltest | Het patiëntendossier wordt minstens 30 jaar bewaard |
| 4. Beveiliging en GDPR | Een account per persoon, een bevestigingscode, beperkte rechten | De praktijk is verantwoordelijk voor de gegevens van haar patiënten |
| 5. Medisch pakket | Installatie, rechten, updates, koppeling met eHealth | Het steunt op alles wat voorafgaat |
| 6. Opleiding | Iedereen, op de eigen pc, met de eigen toegangen | Een slecht begrepen tool wordt omzeild |
Stap 1: wat controleert u vóór u digitaliseert?
Voor u iets koopt, brengt u in kaart wat er al is. Voor een kleine praktijk gaat dat snel, en het voorkomt verrassingen op de dag van de installatie.
- De computers: hoeveel, hoe oud, met welke versie van Windows of macOS. Een computer die geen beveiligingsupdates meer krijgt, hoort geen toegang te hebben tot patiëntendossiers.
- Het netwerk: welke pc's met een kabel verbonden zijn, welke via wifi, en welke medische toestellen (röntgen, echograaf, printer, scanner) met de computers moeten praten.
- De internetverbinding: een online pakket, het elektronisch voorschrift en de uitwisselingen met eHealth hangen ervan af. Valt de verbinding weg, dan ligt een deel van de praktijk stil.
- De accounts: wie welke computer gebruikt, met welk account, en wie welke wachtwoorden kent.
Een server in de praktijk of alles in de cloud?
Dat hangt vooral af van het medisch pakket en de beeldvorming. Is uw patiëntendossier een online pakket, dan hebt u daarvoor geen server in de praktijk nodig. Werkt u met zware beelden (radiologie, 3D-beeldvorming), dan blijft een server of een aparte computer ter plaatse vaak nodig: die bestanden bij elke consultatie over het internet sturen, gaat te traag. In de tandartspraktijken met 3D-beeldvorming die wij opvolgen, houden we een server ter plaatse.
In beide gevallen verandert één ding niet: er moet een kopie van de gegevens buiten de praktijk zijn. Een online pakket ontslaat u er niet van na te gaan wat de leverancier back-upt, en hoelang.
Stap 2: eID en eHealth-certificaat, welke toegangen regelt u?
Twee officiële toegangen bepalen het dagelijkse werk. U regelt ze vóór het medisch pakket er is, niet op de dag dat de eerste patiënt wacht.
- De eID-kaartlezer op elke pc die hem nodig heeft (onthaal, consultatieruimtes), met de officiële software waarmee de computer de kaart kan lezen. Die software krijgt updates: een lezer die werkte, kan na een Windows-update plots niet meer reageren.
- Het eHealth-certificaat van elke zorgverlener. Volgens het RIZIV is het 3 jaar geldig; u vraagt het aan en vernieuwt het in de toepassing eHealth Certificate Manager, waar u zich aanmeldt met uw identiteitskaart en pincode.
- De vervaldatums, genoteerd op een plek waar iemand ze ziet. De algemene voorwaarden van eHealth vragen om tijdig te vernieuwen: een certificaat wordt niet verlengd.
Voor de stappen zelf blijven de website van het eHealth-platform en die van het RIZIV de referentie. Het RIZIV legt daar ook de verplichting uit om geneesmiddelen elektronisch voor te schrijven.
Wat doet u als het eHealth-certificaat niet meer werkt?
Bij onze klanten komt het geregeld terug: sinds juni 2021 gingen 110 hulpvragen over eHealth, van 20 verschillende klanten, waarvan 53 over een certificaat. De oorzaken lijken op elkaar. Controleer vóór u belt, in deze volgorde:
- De vervaldatum van het certificaat. Een vervallen certificaat vernieuwt u in eHealth Certificate Manager.
- Het lezen van de identiteitskaart. Ziet de computer de kaart niet meer, dan ligt het vaak aan de lezer of de software ervan, niet aan het certificaat.
- De gebruikte computer. Het certificaat staat op de computer waarop het geïnstalleerd werd. Op een nieuwe pc moet u het van de oude overzetten of een nieuw aanvragen.
- Het wachtwoord van het certificaat, zeker als het net gewijzigd is.
Is alles in orde en weigert het medisch pakket nog altijd verbinding te maken, contacteer dan de leverancier of uw IT-partner: elk ziet een deel van het probleem.
Stap 3: hoe maakt u een back-up van patiëntgegevens?
In België vraagt de wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg om het patiëntendossier minstens 30 jaar en hoogstens 50 jaar na het laatste contact te bewaren. De GDPR vraagt dan weer dat u na een incident de toegang tot de gegevens kunt herstellen, en dat u de genomen maatregelen regelmatig test.
Concreet antwoordt een goede back-up voor een praktijk ja op drie vragen:
- Gebeurt ze automatisch, zonder dat iemand eraan moet denken een schijf in te pluggen?
- Is er een kopie buiten de praktijk, veilig voor diefstal, brand of een virus dat het hele netwerk versleutelt?
- Hebt u al eens geprobeerd een dossier terug te zetten vanuit die back-up?
Wat er gebeurt op de dag dat de server uitvalt, en wat de back-up kan terughalen, leest u in ons artikel server in panne: haalt de back-up alles terug?.
Stap 4: beveiliging en GDPR, wie is verantwoordelijk voor de patiëntgegevens?
De praktijk of de zorgverlener die beslist hoe de gegevens gebruikt worden, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR. Gezondheidsgegevens zijn daarin een bijzondere categorie, die strenger beschermd wordt. Uw IT-partner, de leverancier van het medisch pakket of de aanbieder van de back-up werken in uw opdracht: het zijn verwerkers, met wie een contract moet vastleggen wat ze met de gegevens doen.
Een datalek moet u in principe binnen 72 uur melden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De GBA publiceert haar aanbevelingen voor professionals op haar website: dat is de bron voor uw precieze situatie. Aan IT-kant tellen drie instellingen vanaf het begin: een persoonlijk account voor iedereen, een bevestigingscode bovenop het wachtwoord voor e-mail en toegang op afstand, en rechten die beperkt zijn tot wat iedereen nodig heeft.
Stap 5: het medisch pakket, wat de IT moet nakijken
Wij raden geen medisch pakket aan: de keuze hangt af van uw praktijk, en ze is aan u. Wel voorkomen enkele technische vragen vóór u tekent weken van problemen:
- Waarop draait het? Versie van Windows of macOS, geheugen, online pakket of geïnstalleerd op een server.
- Hoe maakt het verbinding met eHealth en met de eID-kaartlezer?
- Wie installeert de updates, en wanneer? Een update midden in een consultatie legt de praktijk stil.
- Wie ziet wat? Het onthaal en de zorgverleners hebben niet dezelfde rechten.
- Hoe haalt u uw gegevens terug als u ooit van pakket verandert?
- Wie belt u bij een panne, en hoe werken de leverancier en uw IT-partner samen?
Stap 6: het team opleiden
De opleiding in het medisch pakket is de taak van de leverancier. De rol van de IT is dat iedereen naar die opleiding komt met een pc die werkt, een eigen account en een identiteitskaart die meteen gelezen wordt. Het is ook het moment om de eenvoudige reflexen uit te leggen: het scherm vergrendelen als u de kamer verlaat, uw wachtwoord niet op een post-it noteren, een verdacht bericht melden.
Een echt voorbeeld: een medisch en tandheelkundig centrum in Brussel
In 2023 hebben we een Brussels centrum uitgerust dat huisartsgeneeskunde en tandheelkunde samenbrengt: een tiental computers en een server. Het centrum wordt hier niet bij naam genoemd. Dit is de volgorde die we echt gevolgd hebben, volgens onze interventiedossiers:
- Februari 2023: professionele e-mail en een Microsoft 365-account voor iedereen.
- Juni tot augustus 2023: het medisch en het tandheelkundig pakket per pc geïnstalleerd, met een account per gebruiker.
- Augustus 2023: de software om de identiteitskaart te lezen op alle computers, en de bewakingscamera's verhuisd naar een netwerk dat gescheiden is van dat van de computers.
- September 2023: de wifi herzien zodat het hele centrum gedekt is, en de internettoegang beperkt op de pc's van het secretariaat.
- Daarna, in de loop van de maanden: een pc die de eHealth-diensten niet meer bereikte, en de tool om de identiteitskaart te lezen toegevoegd aan de browser van drie pc's.
De back-up van de server houdt een kopie ter plaatse en een kopie buiten de praktijk bij, opgevolgd door ons team. In oktober 2026 is de kopie buiten de praktijk overgezet naar de DeepIT Cloud Back-up, gehost in een datacenter in Parijs. Wat we eruit leren: de vragen van de eerste maanden gingen bijna nooit over het medisch pakket zelf, maar over alles eromheen (accounts, identiteitskaart, netwerk, printers).
Wat DeepIT doet
DeepIT is sinds 2017 de IT-partner van medische praktijken, wijkgezondheidscentra en tandartspraktijken in Brussel. We zorgen voor de basis (computers, netwerk, toegangen, back-up, beveiliging), werken samen met de leverancier van uw medisch pakket en blijven bereikbaar na de installatie. Hoe we u begeleiden, leest u op onze pagina medische IT.