Een AI-assistent die uw vergaderingen of consultaties opneemt en samenvat: wat moet u nakijken?

Het scenario in het kort

Voorbeeld, verzonnen ter illustratie. In een fictief boekhoudkantoor met twaalf medewerkers installeert een medewerker een gratis notulenassistent die hij online heeft gevonden. Hij koppelt die aan zijn agenda om ‘nooit meer een beslissing te missen’. Vanaf de volgende dag neemt de assistent automatisch deel aan al zijn videovergaderingen, ook aan een afspraak met een klant die over zijn fiscale situatie en zijn echtscheiding praat.

Na de vergadering gaat de samenvatting per mail naar alle deelnemers. De klant leest er een interne opmerking in die het team vóór zijn komst had uitgewisseld. De volledige opname staat op het persoonlijke account van de medewerker, bij een leverancier van wie niemand op kantoor de voorwaarden heeft gelezen. Niets kwaadwilligs, en toch zijn er drie deuren opengegaan: gebrekkige informatie, ongecontroleerd delen en opslag zonder controle.

Het is niet de bedoeling om deze tools links te laten liggen. Een goede samenvatting van een vergadering bespaart tijd, en in een zorgpraktijk kan een assistent die het verslag opstelt de zorgverlener enkele minuten per patiënt opleveren. Het komt erop aan ze te gebruiken met kennis van wat ze doen, en dat ook te zeggen aan de mensen die worden opgenomen.

Wat een notulenassistent echt doet

Achter het woord ‘samenvatting’ zitten verschillende afzonderlijke bewerkingen. Elk ervan roept eigen vragen op:

• Hij neemt op: de stem van elke deelnemer, soms ook het beeld en het gedeelde scherm.
• Hij schrijft uit: software zet het gesproken woord woord voor woord om in tekst.
• Hij vat samen: een conversationele AI balt die tekst samen tot beslissingen, taken en kernpunten.
• Hij slaat op: de opname, de uitgeschreven tekst en de samenvatting, vaak in het datacenter van de leverancier, niet bij u.
• Hij deelt: veel tools sturen de samenvatting standaard naar alle genodigden.
• Hij kan hergebruiken: de inhoud kan dienen om zijn eigen dienst te verbeteren, afhankelijk van zijn voorwaarden en uw instellingen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) herinnert eraan in haar brochure over AI van april 2026: instellingen met betrekking tot chatgeschiedenis, AI-training of automatische cloudback-ups zijn ‘vaak standaard ingeschakeld’. U moet ze dus een voor een gaan nakijken.

Wat de regels in België zeggen

Twee regels gelden tegelijk: die over het opnemen van gesprekken, en die over de bescherming van persoonsgegevens (de AVG, de Europese verordening die het gebruik van informatie over personen regelt).

Wat het opnemen betreft, vat Test-Aankoop het Belgische principe samen: een gesprek waaraan u zelf deelneemt, mag u doorgaans legaal opnemen; verboden is een gesprek tussen anderen opnemen zonder eraan deel te nemen. Let op de valkuil: een assistent die uit zichzelf deelneemt aan een vergadering waar u niet bij bent, of die blijft opnemen nadat u vertrokken bent, valt buiten dat kader.

Wat de persoonsgegevens betreft, ontslaat de toelating om op te nemen u van niets. Stem, uitspraken en namen zijn persoonsgegevens. De GBA wijst erop dat de organisatie die ze verwerkt de betrokkenen duidelijk moet informeren: wie verwerkt, waarom, hoelang de gegevens worden bewaard en welke rechten ze hebben. En voor gezondheidsgegevens geldt een strengere bescherming.

Zorgpraktijken: een consultatie is geen vergadering

In een huisartsen-, tandartsen- of paramedische praktijk legt de opname gezondheidsgegevens vast, die door het beroepsgeheim beschermd zijn. De Nationale Raad van de Orde der artsen sprak zich in september 2023 uit over een patiënt die zijn consultatie wil opnemen: de arts-patiëntrelatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, en ‘beide actoren van de vertrouwensrelatie dienen met deze opname in te stemmen’. Dat principe geldt des te meer wanneer de praktijk zelf opneemt met een AI-assistent.

De Orde voegt er een opmerking van gezond verstand aan toe, die ook voor een AI-assistent geldt: de aanwezigheid van een microfoon kan de consultatie ‘een meer onnatuurlijk en gekunsteld karakter’ geven. Een patiënt die aarzelt om over iets intiems te praten omdat hij weet dat hij wordt opgenomen: dat is verloren medische informatie.

Concreet betekent dat in een praktijk:

• Elke patiënt vragen, bij elke consultatie, en zijn antwoord in het dossier noteren.
• Een weigering zonder discussie respecteren: de zorgverlener neemt zijn notities weer met de hand, de consultatie verloopt normaal.
• De informatie uithangen in de wachtzaal en in de praktijk: wat wordt opgenomen, waarom en hoelang.
• Elk verslag nalezen voor het in het dossier komt: de zorgverlener tekent, niet de tool.
• Alleen een tool gebruiken die de praktijk gekozen heeft, met een contract, nooit een gratis app op een persoonlijke telefoon.

De concrete risico's, en hoe u ze afsluit

Dat laatste punt is niet theoretisch. Een universitaire studie uit 2024 analyseerde meer dan 13.000 audiofragmenten (deels van mensen met spraakstoornissen) die door een veelgebruikte transcriptietool gingen: ongeveer 1% van de transcripties bevatte volledige zinnen die nooit waren uitgesproken, en 38 % van die verzinsels bevatte schadelijke uitspraken. De tool kan sindsdien verbeterd zijn, maar de les blijft: een transcriptie is een klad, geen proces-verbaal.

Tot slot is een account met honderden uren aan vergaderingen een aantrekkelijk doelwit. Als de mailbox of het account van de assistent gehackt wordt, lekt de volledige geschiedenis van de gesprekken. Tweestapsverificatie (een code op de telefoon bovenop het wachtwoord) is op die accounts dus onmisbaar.

De vragen die u stelt voor u een tool kiest

Stel deze vragen schriftelijk aan de leverancier voor u tekent. Een vaag antwoord is ook een antwoord.

1. Waar worden de opnames, de transcripties en de samenvattingen bewaard: in welk land, bij welke hostingpartij?
2. Dient de inhoud om uw AI te trainen of te verbeteren? Kan dat contractueel verboden worden?
3. Hoelang wordt alles bewaard, en kan een automatische verwijdering ingesteld worden?
4. Wie kan bij u een opname beluisteren, en in welke gevallen?
5. Biedt u een verwerkersovereenkomst aan (de overeenkomst die de AVG oplegt met een leverancier die gegevens voor u verwerkt)?
6. Kan de automatische verzending van de samenvatting en de automatische deelname aan vergaderingen geblokkeerd worden?

Wat u maandagochtend doet

1. Maak een inventaris: vraag het team, zonder verwijten, welke notulenassistenten of extensies al geïnstalleerd zijn.
2. Kies één tool voor de organisatie, met een contract, en verwijder de andere.
3. Schakel de riskante instellingen uit: automatische koppeling met de agenda, samenvatting naar iedereen, hergebruik van de inhoud.
4. Leg een korte bewaartermijn vast en schakel de automatische verwijdering in.
5. Schrijf de regel op één pagina: welke vergaderingen mogen worden opgenomen, welke nooit (hr, gezondheid, conflicten), hoe u informeert.
6. Bereid de aankondigingszin voor (zie hieronder) en, als u een zorgpraktijk bent, de affiche voor de wachtzaal.

De zin voor het begin van de vergadering

Eenvoudig en eerlijk, en daarmee is het meeste geregeld: ‘Voor de notulen zou ik graag een assistent gebruiken die ons gesprek opneemt en samenvat. De opname wordt [termijn] bewaard en de samenvatting blijft bij ons. Gaat u akkoord? Zo niet, dan neem ik met de hand notities.’ Weigert een deelnemer, dan schakelt u uit, zonder aan te dringen.

Zo gebruikt blijft een notulenassistent wat hij moet zijn: een tijdwinst, en geen open deur naar uw gesprekken, die van uw klanten of die van uw patiënten.

Uw AI-tools onder controle houden→