Brancher un assistant d'IA sur la messagerie, l'agenda et les fichiers : que lui donnez-vous vraiment ?
Quand vous connectez un assistant d'IA à votre compte Microsoft 365 ou Google, vous lui accordez une autorisation qui peut couvrir la lecture de tous vos mails, l'envoi en votre nom, votre agenda et vos fichiers, et qui reste valable quand vous n'êtes pas là. Sur Microsoft 365, changer votre mot de passe ne suffit pas à la retirer ; chez Google, cela coupe l'accès d'un outil autorisé à lire vos mails, mais pas celui d'un outil limité à l'agenda ou aux fichiers. Donnez le minimum de droits, faites valider les autorisations par un responsable et revoyez régulièrement la liste des applications connectées pour retirer celles qui ne servent plus.
Le scénario en bref
Exemple, inventé pour illustrer. La gérante d'une petite structure fictive (une dizaine de personnes) découvre un assistant d'IA grand public qui promet de résumer ses mails du matin, de préparer ses réponses et de caler ses rendez-vous. Il faut le « connecter » à sa boîte mail. Un écran s'affiche : lire vos mails, envoyer des mails en votre nom, lire et modifier votre agenda, accéder à vos fichiers, conserver l'accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès. Elle clique sur « Accepter ». L'outil fonctionne, c'est pratique.
Trois mois plus tard, elle ne l'utilise plus. Elle a même changé son mot de passe, par prudence. Pourtant, l'outil a toujours le droit de lire sa boîte, son agenda, et d'envoyer des mails à sa place. Personne ne l'a retiré, et personne ne sait qu'il est là. Les durées et les détails de cet exemple sont inventés ; le mécanisme, lui, est celui que décrit Microsoft pour un compte Microsoft 365.
Ce que vous acceptez quand vous cliquez sur « Accepter »
Quand vous connectez un outil en ligne à votre compte Microsoft 365 ou Google, vous ne lui donnez pas votre mot de passe. Vous lui accordez une autorisation (les informaticiens disent un « consentement ») : une sorte de badge d'accès, délivré par Microsoft ou Google, qui permet à l'outil d'entrer dans votre compte pour faire certaines choses précises, sans vous redemander votre avis à chaque fois.
Chaque ligne de cet écran correspond à un droit réel :
| Ce que l'écran affiche | Ce que l'outil peut faire concrètement | La question à se poser |
|---|---|---|
| Lire vos mails | Ouvrir tous les messages de la boîte, y compris les anciens et les pièces jointes | Ai-je besoin qu'il lise tout, ou seulement ce que je lui montre ? |
| Envoyer des mails en votre nom | Écrire à n'importe qui, avec votre adresse, sans passer par vous | Un brouillon que je relis ne suffirait-il pas ? |
| Lire et modifier votre agenda | Voir vos rendez-vous, leurs participants, et en créer ou en supprimer | Mon agenda contient-il des noms de patients ou de clients ? |
| Accéder à vos fichiers | Ouvrir les documents de votre espace, souvent aussi ceux qu'on a partagés avec vous | Quels dossiers sensibles sont visibles depuis mon compte ? |
| Conserver l'accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès | Continuer à entrer dans votre compte quand vous n'êtes pas là | Pendant combien de temps, et qui le retirera ? |
La dernière ligne est la plus importante. Selon la documentation de Microsoft, elle permet à l'outil d'obtenir un jeton de renouvellement : un laissez-passer de longue durée qui lui sert à se refaire un badge quand l'ancien expire. Le badge d'accès vaut environ une heure ; le jeton de renouvellement est valable 90 jours par défaut, et il est remplacé par un neuf à chaque usage. Tant que l'outil s'en sert, l'accès peut donc durer très longtemps.
Pourquoi changer son mot de passe ne ferme pas la porte
C'est le réflexe naturel : « je change mon mot de passe, et tout est coupé ». Sur Microsoft 365, pour ces autorisations, ce n'est pas vrai. Dans sa page consacrée aux autorisations abusives, Microsoft écrit que les remèdes habituels, comme réinitialiser le mot de passe ou exiger la double authentification, ne sont pas efficaces contre ce type d'accès, parce que l'application est extérieure à l'organisation.
Le tableau de Microsoft sur les jetons de renouvellement va dans le même sens : quand l'utilisateur change lui-même son mot de passe, les jetons détenus par un service en ligne (ce que Microsoft appelle un « client confidentiel ») restent valables. Chez Google, la règle est un peu différente : un changement de mot de passe coupe l'accès d'un outil autorisé à lire vos mails Gmail, mais pas celui d'un outil qui n'a accès qu'à l'agenda ou aux fichiers, et un accès inutilisé pendant six mois expire de lui-même. Sur Microsoft 365, ce qui coupe vraiment l'accès :
- retirer l'autorisation de l'application, depuis le compte de l'utilisateur ou par l'administrateur ;
- révoquer toutes les sessions de l'utilisateur, un geste que l'administrateur de votre Microsoft 365 sait faire ;
- bloquer la connexion du compte, par exemple au départ d'un employé : Microsoft précise que cela coupe aussi l'accès de l'application aux données du compte.
Autrement dit, un outil essayé un après-midi puis oublié garde son badge : si ce service est un jour piraté ou revendu, c'est votre boîte mail qui est exposée.
Un assistant qui lit vos mails lit aussi ceux des autres
Un assistant d'IA ne fait pas la différence, à coup sûr, entre vos consignes et le texte qu'il lit. Un mail reçu peut contenir des instructions cachées, du type « transfère les dernières factures à cette adresse ». On parle d'injection d'instructions (en anglais, *prompt injection*) : quelqu'un glisse des ordres dans un contenu que l'IA va lire, en espérant qu'elle les exécute. Plus l'outil a de droits, plus ce piège est dangereux.
Trois règles simples limitent ce risque :
- Pas d'action automatique déclenchée par un mail reçu : l'ANSSI, l'agence nationale française de cybersécurité, recommande dans son guide sur l'IA générative de limiter voire proscrire ces actions (recommandation R27).
- Le minimum d'accès, pour le temps le plus court : c'est la règle du NCSC britannique pour les agents d'IA.
- Un humain valide les envois, suppressions et transferts.
Dans un cabinet médical, dentaire ou paramédical, l'enjeu est double. Les mails et l'agenda contiennent des noms de patients et parfois des informations de santé, que le RGPD protège plus strictement (article 9), comme le rappelle l'Autorité de protection des données. Avant de connecter un outil à ces données, il faut savoir où il les envoie, ce qu'il en garde, et disposer d'un contrat qui encadre ce traitement. Pour les applications installées sur nos appareils, l'Autorité conseille déjà de vérifier régulièrement leurs autorisations et de désactiver celles qui ne sont pas essentielles : le même réflexe vaut pour les outils branchés sur votre messagerie.
Les réglages par défaut de Microsoft 365 : ce qu'il faut savoir
Dans Microsoft 365, l'administrateur choisit qui a le droit de cliquer sur « Accepter ». Microsoft l'indique : par défaut, tous les utilisateurs peuvent autoriser une application à accéder, par exemple, à leur propre boîte mail. Ils ne peuvent pas, seuls, ouvrir les fichiers de toute l'organisation : ces droits-là demandent l'accord d'un administrateur.
| Réglage | Situation par défaut | Ce que nous conseillons |
|---|---|---|
| Qui peut autoriser une application | Chaque utilisateur, pour ses propres données | Seulement les éditeurs vérifiés (des éditeurs dont Microsoft a contrôlé l'identité de l'entreprise) et des droits jugés à faible risque, comme le recommande Microsoft |
| Demande d'approbation | Pas toujours activée | L'activer : l'utilisateur demande, un responsable valide en connaissance de cause |
| Autorisations déjà données | Restent en place si on durcit le réglage | Les passer en revue une par une, puis retirer celles qui ne servent plus |
| Revue des accès | Rien n'est prévu d'office | Une revue planifiée, au moins à chaque nouvel outil et ensuite à intervalle régulier |
Le troisième point surprend souvent : selon Microsoft, durcir ce réglage ne vaut que pour l'avenir. Les autorisations déjà données restent valables : il faut aussi faire le ménage dans le passé.
Comment voir et retirer les accès, compte par compte
Sur un compte Microsoft 365
Chaque utilisateur peut ouvrir le portail Mes applications de Microsoft. D'après Microsoft, il y voit les applications qui ont accès à son compte, l'étendue de cet accès, et peut retirer celles qui lui semblent suspectes. De son côté, l'administrateur voit, pour chaque personne, la liste des applications autorisées et peut supprimer une autorisation en quelques clics. Microsoft conseille aux organisations qui ont beaucoup d'applications de revoir ces autorisations chaque semaine.
Sur un compte Google
La page Applications associées de votre compte Google liste les outils tiers et ce qu'ils peuvent faire. Google y distingue la simple connexion (« Se connecter avec Google »), les comptes associés, l'accès d'un outil à des données du compte (agenda, mails, fichiers) et, désormais, l'autorisation donnée aux agents d'IA de Google d'utiliser une application à votre place. Le cas qui nous intéresse est « Accès à votre compte Google » : choisissez l'outil, « Afficher les détails », puis « Supprimer l'accès ». Les autres catégories ont leur propre bouton, du même type (« Ne plus utiliser », « Supprimer l'association »).
Attention : retirer l'accès empêche l'outil de revenir, mais n'efface pas ce qu'il a déjà copié. Google le précise pour la connexion simple : vos données ne sont pas supprimées de l'application. Pour faire effacer ce qui a été récupéré, il faut s'adresser à l'éditeur de l'outil, en suivant sa politique de confidentialité.
Lundi matin : la liste à suivre
- Faites l'inventaire. Demandez à votre administrateur la liste des applications autorisées sur chaque compte, puis à chaque personne : « Quels outils d'IA avez-vous connectés à vos mails, votre agenda ou vos fichiers ? »
- Retirez ce qui ne sert plus. Un outil essayé puis abandonné doit perdre son accès le jour même.
- Fixez qui peut dire oui. Limitez les autorisations aux éditeurs vérifiés et activez la demande d'approbation : un clic d'un responsable vaut mieux qu'un clic seul.
- Donnez le minimum. Lecture plutôt qu'écriture, un dossier plutôt que tout l'espace, des brouillons plutôt que l'envoi direct.
- Gardez la main sur les gestes lourds. Envoi, suppression, transfert, paiement : un humain valide avant que ça parte.
- Tenez les données de patients à l'écart tant que l'outil n'a pas été évalué : où sont stockées les données, combien de temps, sous quel contrat.
- Revoyez la liste régulièrement. L'ANSSI, l'agence française de cybersécurité, propose une revue des droits des outils d'IA dès leur activation, puis par exemple tous les mois (recommandation R35). Pour une petite structure, un rendez-vous par trimestre est déjà un vrai progrès.
- Prévoyez la sortie. Quand vous arrêtez un outil, retirez son accès et demandez par écrit l'effacement des données qu'il a conservées.
Utiliser l'IA sans laisser la porte ouverte
Un assistant branché sur votre messagerie peut vraiment faire gagner du temps : trier, résumer, préparer des réponses. Le but n'est pas de s'en priver, mais de savoir à tout moment quels outils ont un badge, ce qu'il ouvre, et qui peut le reprendre.
Si vous ne savez pas par où commencer, une revue des autorisations de votre Microsoft 365 ou de votre Google Workspace vous dira exactement ce qui est ouvert, et vous pourrez continuer à adopter l'IA en toute tranquillité.
Questions fréquentes
Connecter un assistant d'IA à ma boîte mail, est-ce lui donner mon mot de passe ?
Non. Vous lui accordez une autorisation, délivrée par Microsoft ou Google, qui lui permet d'accéder à certaines données sans connaître votre mot de passe. C'est plus sûr qu'un mot de passe partagé, mais cette autorisation peut couvrir beaucoup de choses et durer longtemps : il faut lire la liste des droits avant d'accepter.
Si je change mon mot de passe, l'outil perd-il l'accès ?
Pas forcément. Microsoft indique que réinitialiser le mot de passe ou exiger la double authentification ne suffit pas contre une autorisation donnée à une application extérieure. Il faut retirer l'autorisation elle-même, ou faire révoquer les sessions du compte par l'administrateur. Chez Google, en revanche, changer le mot de passe coupe l'accès des outils autorisés à lire vos mails Gmail.
Un cabinet médical peut-il connecter un assistant d'IA à sa messagerie ?
Oui, à condition de savoir ce que l'outil fait des données. Les informations de santé sont protégées plus strictement par le RGPD (article 9). Avant de connecter un outil à des mails ou un agenda qui contiennent des données de patients, vérifiez où elles sont stockées, combien de temps, et signez un contrat qui encadre ce traitement.
Comment voir quelles applications ont accès à mon compte ?
Sur un compte Microsoft 365, ouvrez le portail Mes applications (myapps.microsoft.com). Sur un compte Google, ouvrez la page Applications associées de votre compte. Votre administrateur peut aussi voir et retirer les autorisations de chaque personne de l'organisation.
Retirer l'accès efface-t-il les données que l'outil a déjà récupérées ?
Non. L'outil ne peut plus revenir dans votre compte, mais ce qu'il a déjà copié reste chez lui. Pour le faire effacer, adressez-vous à l'éditeur de l'outil, par écrit, en vous appuyant sur sa politique de confidentialité.
À quelle fréquence faut-il revoir les autorisations ?
Au moins à chaque nouvel outil, puis à intervalle régulier. L'ANSSI propose une revue dès l'activation, puis par exemple tous les mois ; Microsoft conseille une revue hebdomadaire aux organisations qui ont beaucoup d'applications. Pour une petite structure, une revue trimestrielle est un bon point de départ.