Un assistant d'IA qui enregistre et résume vos réunions ou vos consultations : que faut-il vérifier ?
Ces outils font gagner du temps, mais ils enregistrent des voix, des noms et parfois des données de santé. Avant de les activer, il faut informer chaque participant et obtenir l'accord du patient en consultation, savoir où sont stockés les enregistrements et combien de temps, et interdire leur réutilisation par le fournisseur. Le résumé, lui, se relit toujours : l'IA peut inventer des phrases.
Le scénario en bref
Exemple, inventé pour illustrer. Dans un bureau d'expertise comptable fictif de douze personnes, un collaborateur installe un assistant de prise de notes gratuit, trouvé en ligne. Il le relie à son agenda pour « ne plus jamais rater une décision ». Dès le lendemain, l'assistant rejoint automatiquement toutes ses visioconférences, y compris un rendez-vous avec un client qui parle de sa situation fiscale et de son divorce.
À la fin de la réunion, le résumé part par mail à tous les participants. Le client y découvre une remarque interne que l'équipe avait échangée avant son arrivée. L'enregistrement complet, lui, est conservé sur le compte personnel du collaborateur, chez un fournisseur dont personne au bureau n'a lu les conditions. Rien de malveillant, et pourtant trois portes se sont ouvertes : une information mal faite, un partage non maîtrisé et un stockage hors de contrôle.
L'idée n'est pas de renoncer à ces outils. Un bon résumé de réunion fait gagner du temps, et dans un cabinet de santé, un assistant qui rédige le compte rendu peut rendre au soignant quelques minutes par patient. Le sujet est de les utiliser en sachant ce qu'ils font, et en le disant aux personnes enregistrées.
Ce que fait vraiment un assistant de prise de notes
Derrière le mot « résumé », il y a plusieurs opérations distinctes. Chacune pose ses propres questions :
- Il enregistre la voix de chaque participant, parfois aussi l'image et l'écran partagé.
- Il transcrit : un logiciel transforme la parole en texte, mot à mot.
- Il résume : une IA conversationnelle condense ce texte en décisions, tâches et points clés.
- Il stocke l'enregistrement, la transcription et le résumé, souvent dans le centre de données du fournisseur, pas chez vous.
- Il partage : beaucoup d'outils envoient le résumé à tous les invités, par défaut.
- Il peut réutiliser les contenus pour améliorer son propre service, selon ses conditions et vos réglages.
L'Autorité de protection des données (APD) le rappelle dans sa brochure d'avril 2026 sur l'IA : les réglages liés à l'historique des conversations, à l'entraînement de l'IA ou aux sauvegardes automatiques dans le cloud sont « souvent activés par défaut ». Il faut donc aller les vérifier, un par un.
Ce que dit la règle en Belgique
Deux règles se superposent : celle sur l'enregistrement des conversations, et celle sur la protection des données personnelles (le RGPD, le règlement européen qui encadre l'usage des informations sur les personnes).
Côté enregistrement, Test-Achats résume le principe belge : enregistrer une conversation à laquelle on participe est généralement légal ; ce qui est interdit, c'est d'enregistrer une conversation entre d'autres personnes sans y participer. Attention au piège : un assistant qui rejoint seul une réunion où vous n'êtes pas, ou qui continue d'enregistrer après votre départ, sort de ce cadre.
Côté données personnelles, être autorisé à enregistrer ne dispense de rien. La voix, les propos et les noms sont des données personnelles. L'APD rappelle que l'organisation qui les traite doit informer les personnes de façon claire : qui traite, pourquoi, combien de temps on garde, quels sont leurs droits. Et une protection plus stricte s'applique aux données de santé.
| Situation | Ce qui est attendu | Le bon réflexe |
|---|---|---|
| Réunion interne d'équipe | Informer les collègues, règle écrite connue de tous | Annoncer l'enregistrement en début de réunion |
| Rendez-vous avec un client ou un fournisseur | Information claire avant de lancer l'outil | Demander l'accord, et couper si la personne refuse |
| Entretien RH, évaluation, conflit | Situation sensible, rapport de force inégal | Ne pas enregistrer par défaut |
| Consultation d'un patient | Données de santé, accord du patient et du soignant | Demander à chaque fois, proposer une alternative |
| Réunion où vous n'êtes pas | Hors du cadre du participant | Interdire à l'assistant de rejoindre seul |
Cabinets de santé : une consultation n'est pas une réunion
Dans un cabinet médical, dentaire ou paramédical, l'enregistrement capte des données de santé, protégées par le secret professionnel. Le Conseil national de l'Ordre des médecins s'est prononcé en septembre 2023 sur le cas d'un patient qui souhaite enregistrer sa consultation : la relation de soins repose sur la confiance mutuelle, et « les deux acteurs de la relation de confiance doivent marquer leur accord » sur l'enregistrement. Le principe vaut a fortiori quand c'est le cabinet qui enregistre avec un assistant d'IA.
L'Ordre ajoute une remarque de bon sens, valable aussi pour un assistant d'IA : la présence d'un microphone peut rendre la consultation « moins spontanée et plus artificielle ». Un patient qui hésite à parler d'un sujet intime parce qu'il se sait enregistré, c'est une information médicale perdue.
Concrètement, dans un cabinet, cela veut dire :
- Demander à chaque patient, à chaque consultation, et noter sa réponse dans le dossier.
- Respecter un refus sans discussion : le soignant reprend ses notes à la main, la consultation se déroule normalement.
- Afficher l'information en salle d'attente et dans le cabinet : ce qui est enregistré, pourquoi, combien de temps.
- Relire chaque compte rendu avant de le verser au dossier : c'est le soignant qui signe, pas l'outil.
- N'utiliser qu'un outil choisi par le cabinet, avec un contrat, jamais une application gratuite installée sur un téléphone personnel.
Les risques concrets, et comment les fermer
| Risque | Ce qui peut arriver | La parade |
|---|---|---|
| Stockage hors de contrôle | Enregistrements sur un compte personnel ou un serveur hors d'Europe | Outil choisi par l'entreprise, contrat, données hébergées en Europe |
| Réutilisation par le fournisseur | Vos réunions servent à entraîner son IA | Désactiver l'option, la faire figurer au contrat |
| Résumé envoyé à tous | Une remarque interne ou un chiffre confidentiel part chez le client | Résumé envoyé au seul organisateur, relu avant partage |
| Assistant qui rejoint seul | Il enregistre une réunion où vous n'êtes pas | Désactiver la connexion automatique à l'agenda |
| Conservation sans fin | Des années de réunions sur un seul compte, exposées en cas de piratage | Durée de conservation courte, suppression automatique |
| Erreur de transcription | Un mot inventé ou un chiffre faux devient « la décision » | Relecture humaine avant tout usage |
Le dernier point n'est pas théorique. Une étude universitaire publiée en 2024 a analysé plus de 13 000 extraits audio (en partie des personnes ayant des troubles de la parole) passés dans un outil de transcription très répandu : environ 1 % des transcriptions contenaient des phrases entières qui n'avaient jamais été prononcées, et 38 % de ces inventions comportaient des propos préjudiciables. L'outil a pu évoluer depuis, mais la leçon reste : une transcription est un brouillon, pas un procès-verbal.
Enfin, un compte qui contient des centaines d'heures de réunions est une cible de choix. Si la boîte mail ou le compte de l'assistant est piraté, c'est tout l'historique des échanges qui part. La double authentification (un code sur le téléphone en plus du mot de passe) est donc indispensable sur ces comptes.
Les questions à poser avant de choisir un outil
Avant de signer, posez ces questions par écrit au fournisseur. Une réponse floue est déjà une réponse.
- Où sont stockés les enregistrements, les transcriptions et les résumés : dans quel pays, chez quel hébergeur ?
- Les contenus servent-ils à entraîner ou améliorer votre IA ? Peut-on l'interdire par contrat ?
- Combien de temps sont-ils conservés, et peut-on régler une suppression automatique ?
- Qui, chez vous, peut écouter un enregistrement, et dans quels cas ?
- Proposez-vous un contrat de traitement des données (l'accord que le RGPD impose avec un fournisseur qui traite des données pour vous) ?
- Peut-on bloquer l'envoi automatique du résumé et la connexion automatique aux réunions ?
Les gestes à faire lundi matin
- Faites l'inventaire : demandez à l'équipe, sans reproche, quels assistants de prise de notes ou extensions sont déjà installés.
- Choisissez un seul outil pour l'organisation, avec un contrat, et retirez les autres.
- Coupez les réglages risqués : connexion automatique à l'agenda, envoi du résumé à tous, réutilisation des contenus.
- Fixez une durée de conservation courte et activez la suppression automatique.
- Écrivez la règle en une page : quelles réunions peuvent être enregistrées, lesquelles jamais (RH, santé, conflits), comment on informe.
- Préparez la phrase d'annonce (voir ci-dessous) et l'affichette pour la salle d'attente si vous êtes un cabinet.
La phrase à dire en début de réunion
Simple et honnête, elle règle la plupart des situations : « Pour la prise de notes, j'aimerais utiliser un assistant qui enregistre et résume notre échange. L'enregistrement est conservé [durée] et le résumé reste chez nous. Êtes-vous d'accord ? Sinon, je prends des notes à la main. » Si un participant refuse, on coupe, sans insister.
Utilisé ainsi, un assistant de prise de notes reste ce qu'il doit être : un gain de temps, et non une porte ouverte sur vos échanges, ceux de vos clients ou ceux de vos patients.
Questions fréquentes
Ai-je le droit d'enregistrer une réunion avec un assistant d'IA ?
En Belgique, enregistrer une conversation à laquelle on participe est généralement légal. Mais le RGPD impose d'informer clairement les personnes : qui enregistre, pourquoi, combien de temps et quels sont leurs droits. En pratique, annoncez l'enregistrement en début de réunion et coupez l'outil si quelqu'un refuse.
Puis-je utiliser un assistant d'IA pendant une consultation ?
Oui, à condition que le patient soit d'accord. À propos d'un patient qui enregistre sa consultation, le Conseil national de l'Ordre des médecins estime que les deux acteurs de la relation de confiance doivent marquer leur accord. Le même principe s'impose quand c'est le cabinet qui enregistre. Demandez à chaque consultation, notez la réponse, respectez un refus et relisez toujours le compte rendu avant de le verser au dossier.
Le résumé généré par l'IA est-il fiable ?
Pas entièrement. Une étude universitaire de 2024 a montré qu'environ 1 % des transcriptions d'un outil très répandu contenaient des phrases jamais prononcées. Considérez le résumé comme un brouillon : une personne présente à la réunion le relit avant tout envoi ou toute décision.
Où sont stockés les enregistrements ?
Souvent chez le fournisseur de l'outil, parfois hors d'Europe, et parfois sur le compte personnel de l'utilisateur. Choisissez un outil sous contrat avec l'entreprise, avec un hébergement en Europe, une durée de conservation courte et l'interdiction de réutiliser vos contenus pour entraîner l'IA.
Un participant peut-il demander à récupérer ou effacer l'enregistrement ?
Oui. Le RGPD donne aux personnes un droit d'accès et, dans certains cas, un droit à l'effacement. L'APD rappelle que l'organisation doit répondre dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si cela se justifie. Sachez donc où se trouve chaque enregistrement pour pouvoir répondre.